الدورة المستندية لحركة البضائع
الدورة المستندية لحركة البضائع
الدورة المستندية:-
- هي أولى مراحل الدورة المحاسبية وهي تمثل الأوعية التي يسير فيها المستند منذ تحريره ماراً بكل مراكز الخدمة أو مراكز التكلفة التي يؤثر فيها ويتأثر بها حتى يفي المستند الغرض منه ( فالحسابات تشبه جسم الإنسان والدورة المستندية تمثل الأوعية الدموية في ذلك الجسم .
- ويجب التحقق من صحة المستند من خلال الفحص المستندي ( وتنبع ضرورة الفحص المستندي من المستند هو قاعدة بناء الحسابات بصفة عامة فما بني على باطل فهو باطل فمن المستند يتم عمل القيد ومن القيد يتم عمل حساب الأستاذ ومن حساب الأستاذ يتم عمل ميزان المراجعة ومنه يتم عمل القوائم المالية فلو أن المستند خطأ فستكون الدورة المحاسبية كلها خطأ ومن هنا نجد ضرورة الفحص المستندي وتدقيق المستند قبل وضعه في بداية طريق الحسابات فالحسابات أشبه بخط الإنتاج فإذا كانت المدخلات تالفة أو غير صحيحة ستكون المنتجات عديمة الجودة أو غير جيدة ) وذلك من خلال
- 1 - التحقق من صحة نموذج المستند والشكل العام وشعار الجهة المصدرة للمستند
.2 - التحقق من صحة توقيع المسئول المخول بالتوقيعات ( وأن نحتفظ لدينا ببيان يتضمن كافة توقيعات المسئولين المخول لهم بالتوقيعات على المستندات الهامة - 3 - التحقق من صحة العمليات الحسابية ( كضرب عدد الوحدات المباعة × سعر الوحدة ) والمجموع النهائي ومطابقة المبلغ بالأرقام مع المبلغ بالحروف والتحقق من مطابقة محتويات الفاتورة مع طبيعة عمل مصدر الفاتورة أي لا تجد فاتورة مشتريات مصدرة من مطعم ومكتوب فيها بنزين بالطبع تكون هذه الفاتورة غير صحيحة أو وهمية ومضروبة .
اهمية تصميم الدورة المستندية :-
- تنبع أهمية الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية من عدة عوامل أهمها ما يلي:
- 1. أنها تحتوي على معلومات رسمية موثقة وموضوعية وغير متحيزة
- 2. أنها تحتوي على معلومات أولية لها الأسبقية في البحث
- 3. أنها تحفظ حقوق المواطنين وتنظم شؤونهم
- 4. تحتوي على معلومات مهمة تساعد في اتخاذ القرارات الإدارية ومشاريع الإصلاح الإداري
- 5. توفر المعلومات عن الجهة التي صدرت منها وسيرتها العلمية والصعوبات التي تواجهها والبرامج التي تبني عليها خططها
- 6. تستخدم في الرقابة على الأعمال الإدارية والمالية
- 7. تستخدم في إعداد التقارير والإحصائيات عن الجهة الحكومية وذلك بعد الرجوع إلى الوثائق السابقة .